常外经贸办 [2005] 046号

机关各处室，贸促会各部，招商中心：

    为进一步加强内部管理，规范操作程序，降低办公成本，为局机关的日常行政工作提供有力保障，根据我单位的实际情况，特制定本规定：

二、物品采购管理应遵循“合理、必需、规范、节约”的原则，统一由局办公室扎口负责。

三、办公用品的采购管理程序。1、采购程序。办公用品的采购，由相关处室负责人填写办公用品申购单，报分管局领导批准，若同意购买，则报局办公室，由局办公室主任审核后交具体采购人员按要求负责购买。纳入政府采购目录的按规定程序进行采购。对单件金额在100元以下的常规性低值易耗办公用品，则由局办公室自行统一采购，由具体负责人员填写申购单报办公室主任批准同意后执行。2、入库及领用程序。办公用品采购完成后，应首先办理登记手续，由局办公室指定专人建立入库台账，达到固定资产标准的还应建立相应的固定资产台账。未办理入库手续的，财务上不予报销费用。发放办公用品时要履行相应的登记手续（常规办公用品可由处室负责人定期统一领取），建立相应的领用台账。3、移交程序。局机关工作人员遇工作变动、退休等情况时，应全数移交在用和保管的各类办公用品。对于较大金额的办公用品，应办理移交手续，报局办公室核查并备案。4、报废程序。较大金额的办公用品应履行报废程序，由个人或处室提出申请，由局办公室组织专人进行审核，报局领导批准同意后实施报废并更新办公用品，同时在办公用品台账和财务帐务上办理核销手续。固定资产按相应程序办理报废手续。

四、礼品的采购管理程序。由局领导提出具体要求，采购人员会同局办公室主任确定实施方案，报局领导批准同意后方可进行采购。购买礼品之后应及时到局办公室指定专人处办理入库手续，否则财务上不予报销费用。礼品领用应填写礼品领用申请单，报局领导批准同意后方可实施。领用礼品时，要履行相应的登记手续，由礼品保管人建立领用台账。遇到紧急情况，事后应及时补办有关手续，并告知办公室主任。

五、福利品的采购管理程序。由局领导提出具体要求，局机关工会负责人会同办公室主任确定实施方案，报有关局领导批准同意后方可安排具体采购人员进行采购。福利品的采购和发放也应建立相应的登记手续和发放手续，局机关工会负责人和办公室主任各保存1份。

六、工程及服务性产品采购管理程序。工程类主要指达不到政府采购招标要求的局机关小型装修工程。由局主要领导提出具体要求，有关人员会同局办公室主任确定具体实施方案，报局主要领导批准同意后方可执行。服务性产品主要指局机关外包的有关劳务、网络建设与维护、软件开发、会务、旅游和广告印刷等。由相关局领导提出具体要求，有关人员会同局办公室主任确定具体实施方案，报相关局领导批准同意后方可执行。

七、以上各类物品的费用报销，由经手人先报局办公室主任审核，主要核查是否按有关程序实施采购，是否履行相应的登记入库和领用手续，审核完毕后，由办公室主任签署意见，报分管财务局领导批准并报销费用。预支有关费用也按相同办法执行。遇紧急情况，事后应及时补齐有关手续。

八、局办公室每半年组织相关人员对采购的物品进行盘库检查，核对台账，核查帐目，一旦发现问题，将按有关规定对当事人给予严肃处理。

九、贸促会和招商中心的物品采购不在本规定的管理范围

之列，但应结合各自的实际情况，参照本规定制定切实可行的管理办法，保证物品采购工作的规范有序进行。

十、本规定由局办公室负责解释。自下发之日起实行。

2005年3月14日

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